Deux fournisseurs répondent pour le même chantier, mais leurs devis ne se comparent pas ligne à ligne. L’un inclut les accessoires, l’autre les omet. Le transport est isolé dans une offre et regroupé dans une autre. L’IA peut préparer un tableau commun à partir des documents reçus. Le choix d’achat exige ensuite de confirmer les périmètres et de recalculer les montants.
Pour l’acheteur ou le chargé d’affaires, le premier livrable est un comparatif avec des cases « non précisé ». Un classement du moins cher au plus cher serait prématuré tant que les références, unités et conditions ne sont pas comparables.
Partir de votre demande, puis lire les réponses
Conservez la demande initiale : produit ou référence recherchée, quantité, unité, accessoires attendus, lieu de livraison et date nécessaire sur le chantier lorsqu’elle est connue. Elle sert de point de comparaison. Sans ce repère, le tableau peut rapprocher deux offres entre elles tout en oubliant ce dont l’équipe a réellement besoin.
Pour chaque devis, relevez le fournisseur, la référence du document, sa date, sa version et les éventuelles annexes. Une nouvelle proposition doit apparaître comme une révision ; elle ne s’ajoute pas silencieusement au montant de la précédente. Un courriel qui précise les accessoires est une source à conserver, pas une information à recopier sans origine.
Demandez à l’assistant de relever les libellés tels qu’ils apparaissent avant de proposer leur regroupement. Une référence voisine n’est pas nécessairement un produit équivalent. Une boîte, une unité, un mètre linéaire et un lot ne deviennent pas la même unité parce que leurs descriptions se ressemblent.
Exemple fictif : un écart connu de trente euros, un périmètre encore inconnu
Les données suivantes sont entièrement fictives. Le besoin est de dix équipements R-100 avec leurs accessoires. L’offre A affiche dix unités à 120 € HT, un transport à 80 € HT, des accessoires inclus et un délai annoncé de trois semaines. L’offre B affiche dix unités à 110 € HT, un transport à 150 € HT ; ni les accessoires ni le délai ne sont précisés.
| Champ | Fournisseur A | Fournisseur B | Contrôle |
|---|---|---|---|
| Référence et quantité | R-100 ; 10 unités | R-100 ; 10 unités | Vérifier la référence complète sur chaque offre |
| Prix unitaire | 120 € HT | 110 € HT | Unité et base HT identiques dans l’exemple |
| Transport | 80 € HT | 150 € HT | Lieu et conditions de livraison à contrôler |
| Accessoires | Explicitement inclus | Non précisés | Demander le périmètre de B |
| Délai annoncé | Trois semaines | À confirmer | Faire préciser le point de départ du délai et la disponibilité |
| Total connu | 1 280 € HT | 1 250 € HT | Écart arithmétique : 30 € HT ; comparabilité non établie |
Le calcul s’effectue avec une formule : A = 10 × 120 + 80 = 1 280 € HT ; B = 10 × 110 + 150 = 1 250 € HT. La différence connue est 1 280 − 1 250 = 30 € HT. Aucune valeur n’est ajoutée pour les accessoires de B, car leur coût est inconnu. « Inconnu » ne signifie pas zéro.
La décision préparatoire est de demander les compléments. Elle n’est pas de choisir B. Si B précise ensuite que ses accessoires sont inclus, il reste notamment à contrôler les conditions et le délai. S’il propose une autre référence, le rapprochement retourne à la personne capable de vérifier l’adéquation technique.
Les colonnes qui évitent les fausses comparaisons
Au-delà des montants, gardez une colonne « source », une colonne « hypothèse » et une colonne « question ». La source permet de revenir à la page du devis. L’hypothèse précise un traitement réalisé, par exemple la conversion d’un conditionnement dont la composition est explicitement indiquée. La question empêche qu’une donnée manquante disparaisse sous un total.
Pour les offres plus complexes, séparez les lignes obligatoires, options et variantes. Relevez les frais connus et les exclusions visibles. Si une remise porte sur un ensemble de postes, conservez sa portée exacte au lieu de la répartir arbitrairement. Une devise ou une taxe différente impose une base de comparaison définie et vérifiée ; le modèle ne doit pas improviser un taux.
Un commentaire utile ressemble à « transport présent dans A et B, modalités de déchargement non retrouvées ». Un commentaire fragile serait « livraison équivalente ». La première phrase indique le travail à compléter ; la seconde transforme une absence d’information en conclusion.
Ce qui se prépare automatiquement, ce qui se décide
L’IA relève les champs, propose les correspondances et rédige une liste de questions. Le tableur ou le logiciel réalise les opérations, contrôle les unités renseignées et conserve les versions. L’acheteur confirme les rapprochements, fait vérifier l’adéquation du produit et autorise la commande.
Le dispositif ne remplace pas votre logiciel achats. Avant de construire un développement, vérifiez les fonctions disponibles dans l’outil détenu. Par exemple, la page officielle EBP Bâtiment PRO mentionne un comparatif fournisseurs. Cette indication ne prouve pas que votre version ou vos droits donnent accès à la fonction, ni qu’elle analyse vos PDF.
Mettre le comparatif à l’épreuve
- Choisir une consultation terminée dont les réponses et la décision sont connues.
- Préparer un tableau de référence manuellement sur les postes importants.
- Comparer l’extraction assistée avec les devis : unités, décimales, lignes omises et frais.
- Ajouter volontairement un devis incomplet ou une nouvelle version pour tester les alertes.
- Vérifier que le tableau reste en attente lorsqu’un élément indispensable manque.
Mesurez le temps de ressaisie évité, mais aussi celui passé à contrôler et corriger. Notez les erreurs qui auraient pu modifier la décision. Une bonne présentation n’est pas suffisante si le tableau perd une exclusion écrite en bas de page.
Ce processus convient mal lorsque les offres portent sur des solutions techniques très différentes et qu’aucun référent ne peut confirmer leur équivalence. L’IA peut alors organiser les questions ; elle ne doit pas transformer une comparaison documentaire en choix de dimensionnement.
Pour la mise en place, nous cadrons les champs utiles, le modèle de comparaison et les contrôles adaptés à votre organisation, selon la formule retenue. Consultez les usages de préparation et d’achats ou les formules.